Сотрудники не читают регламенты, и это не их вина. Регламент на сорок страниц лежит на портале, куда заходят раз в год, а вопрос «сколько дней отпуска у меня осталось» возникает в пятницу вечером, когда HR уже ушёл. Вопрос уходит в чат коллегам, коллеги отвечают по памяти, память ошибается, и через месяц выясняется, что заявление подано не по форме. Внутренний бот нужен не для того, чтобы сотрудники читали регламенты, а чтобы регламент сам отвечал на вопросы в том месте и в то время, где вопрос возник.
Разбираю, что делает бот для сотрудников, что разрешает Трудовой кодекс про заявления через бота, как устроены права доступа, где нужна нейросеть, а где хватит кнопок, где ломается и сколько стоит. Клиентские боты устроены иначе, и разница важна; о ней отдельный раздел.
Что забирает внутренний бот
| Задача | Как это выглядит для сотрудника | Что нужно от компании |
|---|---|---|
| Вопросы по регламентам | «как оформить командировку», «какая компенсация за связь» — ответ по документу с ссылкой на раздел | регламенты в одном месте, кто их правит |
| Кадровые вопросы | остаток отпуска, справка 2-НДФЛ, график, заявление на отпуск по кнопке | доступ к кадровой системе, введённый ЭДО для заявлений |
| Заявки в службы | сломался ноутбук, нужен пропуск, закончилась бумага — заявка ушла в нужную службу со статусом | ответственные и сроки по типам заявок |
| Онбординг | план первых недель с кнопками «сделано», ответы на вопросы новичка | список шагов, контакты, документы |
| Обучение и проверка знаний | короткие вопросы по регламенту после изменений, ссылки где почитать | вопросы и правильные ответы от владельца регламента |
| Напоминания | о сроках отчётов, обучении по охране труда, окончании пропуска | источник дат |
Первые две строки — то, что окупает бота: вопросы, которые HR и бухгалтерия слышат по десять раз в неделю. Заявки убирают беготню по кабинетам. Онбординг и обучение — то, что компании обычно делают плохо и не измеряют.
Заявления через бота: что говорит Трудовой кодекс
Кадровый вопрос, который задают первым: имеет ли силу заявление на отпуск, отправленное в бота. Ответ зависит от того, введён ли в компании электронный документооборот в сфере трудовых отношений.
Статья 22.1 Трудового кодекса определяет такой документооборот как создание, подписание, использование и хранение работодателем и работником документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумаге (статья 22.1, проверено 10 сентября 2026 года). Там же исключения: положения не применяются к трудовым книжкам и сведениям о трудовой деятельности, к акту о несчастном случае на производстве, к приказу об увольнении и к документам о прохождении инструктажей по охране труда, которые подписываются работником лично.
Статья 22.3 описывает взаимодействие: работник, взаимодействующий с работодателем через электронный документооборот, вправе направлять заявления, уведомления и сообщения через информационную систему работодателя, и они считаются полученными работодателем на следующий рабочий день после направления (статья 22.3, проверено 10 сентября 2026 года). Там же: по заявлению работника работодатель обязан не позднее трёх рабочих дней предоставить документы, связанные с работой, или их копии.
Что это значит для бота:
- ЭДО введён — бот становится окном в информационную систему работодателя: заявление, отправленное через него и подписанное принятой в компании электронной подписью, имеет силу. Порядок введения ЭДО — отдельная процедура по статье 22.2, с уведомлением работников и их согласием.
- ЭДО не введён — бот принимает заявление как черновик, передаёт в кадры и напоминает сотруднику подписать бумагу. Это тоже полезно: форма заполнена правильно, кадры не переспрашивают, — но юридически заявление на бумаге.
- Приказ об увольнении и трудовая книжка через бота не оформляются ни в каком случае.
Правило для разработки: бот не решает, введён ли ЭДО, он делает то, что записано в правилах компании. Проверить это с юристом по труду нужно до первой заявки на отпуск.
Права доступа: главное отличие от клиентского бота
Клиентский бот отвечает всем одинаково. Внутренний бот знает, кто пишет, и это меняет всё устройство.
Четыре правила, без которых внутренний бот опасен.
Личность подтверждается системой, а не именем. В Telegram сотрудник привязывает учётную запись через одноразовый код из корпоративной почты; в корпоративном мессенджере учётная запись уже есть. Бот, который верит имени в профиле, отдаст чужой остаток отпуска.
Остаток отпуска — только свой. Кадровые данные другого сотрудника не показываются никому, кроме руководителя в пределах его прав, и это записано в системе, а не в инструкции.
Регламенты — по подразделению. Инструкция по кассе не показывается маркетологу не потому, что секретна, а потому, что бот, который отвечает всем по всему, отвечает хуже.
Журнал. Кто что спрашивал и что получил — записывается. Не для слежки, а для разбора, когда бот ответил неправильно.
Как устроена защита бота от того, что через него пытаются достать лишнее, — в статье про безопасность ИИ-агентов; для внутреннего бота это актуальнее, чем для клиентского, потому что за ним живые данные людей.
Когда нужна нейросеть
Кнопочный бот закрывает заявки, напоминания, онбординг и десяток типовых вопросов. Нейросеть нужна, когда вопросы разные и их много: «можно ли взять отпуск на три дня без выходных», «как оформить командировку, если билет купил сам», «какая компенсация за использование своей машины».
Три ограничения, все обязательные.
Только по регламентам компании. Модель отвечает по документам, которые правит HR или владелец регламента; чего нет в документах, она не знает и говорит об этом. Ответ «по общим правилам Трудового кодекса» без ссылки на регламент компании — это ошибка, потому что в компании может быть иначе. Как устроен ответ по документам — в статье про RAG.
Ссылка на раздел в каждом ответе. Сотрудник видит, откуда ответ, и может проверить. Это дисциплинирует и модель, и тех, кто правит регламенты.
Спорное — человеку. Конфликт с руководителем, вопрос про зарплату не из справочника, всё, что похоже на жалобу, — уходит HR с полным диалогом, а не получает ответ модели.
- Заявка в службу по кнопкам со статусом
- Остаток отпуска из кадровой системы
- План новичка с отметками
- Десять типовых вопросов по списку
- Без платы за модель
- Понимает вопрос словами
- Отвечает только по документам компании
- Ссылка на раздел в каждом ответе
- Спорное передаёт HR с диалогом
- Копейки за ответ на российской модели
Онбординг и обучение: что бот делает хорошо, а что нет
Новичок в первую неделю задаёт вопросы, которые стыдно задавать: где столовая, как называется наш мессенджер, кому писать про пропуск. Бот отвечает на них без осуждения и в любое время, а заодно ведёт по плану: получить доступы, подписать документы, познакомиться с наставником, пройти инструктаж. Каждый шаг с кнопкой «сделано», руководитель видит, где новичок застрял.
Обучение сотрудников через бота работает в одном формате: короткие проверки после изменений регламента. Изменился порядок согласования договоров — бот задаёт три вопроса по новому порядку и показывает, где почитать, если ответ неверный. Заменить курс или наставника бот не должен, и когда «ИИ для обучения сотрудников» обещает это, стоит спросить, кто отвечает за результат обучения.
Заявки в службы: где деньги
Сломанный ноутбук, нужный пропуск, заказ канцелярии, вопрос в бухгалтерию про расчётный лист — всё это сейчас идёт письмами, звонками и походами в кабинет. Бот превращает это в заявку с типом, описанием, приоритетом и ответственным, показывает статус и закрывает по подтверждению сотрудника. Служба видит очередь вместо потока сообщений, сотрудник — статус вместо тишины.
Правило одно: у каждого типа заявки есть ответственный и срок, записанные в системе. Без этого бот собирает заявки, на которые никто не отвечает, и это хуже, чем без бота. Как та же механика работает на клиентских заявках, разобрано в статье про бота для приёма заявок; внутри компании она проще, потому что участники известны.
Где размещать: Telegram, MAX, корпоративный мессенджер
Там, где сотрудники уже переписываются. Три варианта и их особенности.
Корпоративный мессенджер. Учётные записи уже есть, права известны, данные внутри контура. Лучший вариант, если он у компании есть и им пользуются.
Telegram. Рабочие чаты у большинства небольших компаний живут здесь. Бот работает, но личность подтверждается кодом из корпоративной почты, а кадровые данные хранятся в системе компании, не в боте. Как устроен бот для Telegram технически — в статье про бота в Telegram.
MAX. Бот работает в рабочих беседах организации: заявки, согласования, ответы по регламенту в общем чате отдела. Что можно и нельзя боту в беседах MAX и какие события он получает — в статье про бота в группе и канале MAX.
В любом варианте мессенджер — окно, а данные и документы — в системе компании на российском сервере. Персональные данные сотрудников в зарубежную модель не отправляются.
Где ломается
Регламенты устарели. Бот отвечает по документу двухлетней давности, потому что новый лежит в почте у HR. Лечится одним местом хранения и владельцем каждого регламента.
Ответ не по документам. Модель без ограничения «только по регламентам» отвечает по общим знаниям, и сотрудник получает правило, которого в компании нет. Лечится ограничением и ссылкой на раздел в каждом ответе.
Чужие данные. Бот проверил личность по имени в чате. Лечится привязкой учётной записи.
Заявки без ответственного. Собраны, никому не назначены, висят. Лечится списком типов с ответственными и сроками до запуска.
Заявление без силы. Сотрудник подал отпуск через бота, кадры считают, что заявления не было. Лечится решением про ЭДО до запуска, а не после первого спора.
Сколько стоит
Кнопочный бот. Заявки в службы со статусами, напоминания, план новичка, ответы по списку, привязка учётной записи, интеграция с кадровой системой для остатка отпуска. От недели разработки; постоянных расходов на модель нет. Как считать вилку, разобрано в статье сколько стоит чат-бот.
Бот с ответами по регламентам. Плюс сбор документов, разметка по подразделениям, модель по API с ограничением по документам, проверка на реальных вопросах из HR. От трёх недель. Модель: у GigaChat для юрлиц Lite стоит 0,065 ₽ за тысячу токенов, Pro — 0,5 ₽, минимальный платёж 600 ₽ в месяц (тарифы, проверено 10 сентября 2026 года). Ответ по регламенту — две-четыре тысячи токенов, копейки; для компании на сто человек это минимальный платёж.
Готовые HR-боты по подписке. Сравнивать по трём вопросам: подключается ли к вашей кадровой системе, отвечает ли по вашим регламентам или по своим шаблонам, где хранятся данные сотрудников.
Считать эффект можно до всякого бота: сколько часов в неделю HR и бухгалтерия отвечают на одни и те же вопросы и сколько заявок теряется по дороге. Если сумма меньше стоимости бота — бот не нужен, и я скажу об этом на разборе.
С чего начать
- 1Список вопросовчто спрашивают у HR и бухгалтерии чаще всего — из почты и чатов за месяц
- 2Заявки и напоминаниятипы, ответственные, сроки; привязка учётных записей
- 3Кадровые данныеостаток отпуска и справки из кадровой системы; решение про ЭДО с юристом
- 4Регламентыодно место хранения, владельцы, разметка по подразделениям
- 5Ответы по документаммодель с ограничением, ссылки на разделы, проверка на реальных вопросах
Первый шаг делается без разработчика: месяц переписки HR показывает, какие двадцать вопросов дают половину нагрузки. Их и закрывает бот в первую очередь. Общий порядок внедрения, применимый к любому процессу, — в статье как автоматизировать бизнес-процессы.
Что делаю я
Делаю чат-ботов для сотрудников: заявки в службы со статусами, ответы по регламентам компании на российской модели со ссылкой на раздел, кадровые вопросы через вашу систему, онбординг новичков, напоминания. С привязкой учётных записей, правами по подразделениям и данными в вашем контуре.
Техническое задание не нужно. Скажите, где лежат регламенты, сколько человек в компании и какие вопросы приходят в HR чаще всего, — этого хватит, чтобы назвать, что закроет бот, и срок.
